Wat doet een gastouderbureau eigenlijk allemaal? Als ouder zie je vooral wat er rondom de opvang van je eigen kind gebeurt. Dit is de taak van de gastouder, zij is jullie eerste aanspreekpunt, het vaste gezicht waar jullie zo op vertrouwen. Het voelt waarschijnlijk alsof de samenwerking met het gastouderbureau overbodig is aangezien de gastouder het werk verricht.
Graag geef ik jullie een beetje inzage in mijn werk, wat zijn mijn werkzaamheden en waarom moeten jullie naast het samenwerken met de gastouder ook samenwerken met een gastouderbureau?
Regelmatig op bezoek bij de gastouder
Een belangrijk onderdeel van mijn werk is persoonlijk contact met de gastouders. Ik wil weten wat er speelt en hoe het gaat. Daarom kom ik regelmatig bij hen thuis.
Zo’n bezoek kan verschillende redenen hebben. Soms ga ik langs om gewoon eens rustig bij te praten met een kop koffie. Hoe gaat het met de opvang? Zijn er dingen waar de gastouder tegenaan loopt? Zijn er vragen of ontwikkelingen die besproken moeten worden?
Een andere keer staat er een controle van de GGD gepland en lopen we vooraf samen alles nog eens goed na. Ook voer ik evaluaties uit om te bespreken hoe de opvang verloopt en of er aandachtspunten zijn.
Maar niet ieder bezoek is gepland of routinematig. Soms word ik gevraagd om mee te kijken omdat de ontwikkeling van een kindje niet helemaal lekker verloopt. In andere gevallen kunnen er zorgen zijn over de thuissituatie en is bijvoorbeeld Veilig Thuis betrokken. Ook dan kan ik vanuit mijn rol ondersteunen en meedenken.
Juist in zulke situaties merk je hoe belangrijk het is dat je elkaar kent en gemakkelijk contact met elkaar opneemt.
Na een bezoek begint het werk achter de schermen
Afhankelijk van de aard van een gesprek of bezoek leg ik vast wat er is besproken. Ik maak korte verslagen die worden opgeslagen in de betreffende dossiers. Zo zijn afspraken en ontwikkelingen terug te vinden en kan ik indien nodig terugpakken op eerdere gesprekken.
Het bijhouden van dossiers, opstellen van contracten, verzorgen van facturen en verwerken van wijzigingen hoort dan ook bij mijn dagelijkse werkzaamheden. Al deze administratieve werkzaamheden maken onderdeel uit van de begeleiding en ondersteuning die vanuit het gastouderbureau wordt verzorgd.
En heb je als ouder of gastouder een vraag over bijvoorbeeld de boekhouding rondom de opvang? Ook dan kun je bij mij terecht. Wanneer je als ouder aangesloten bent bij Just-4-Kids of bij een ander gastouderbureau en je opvang afneemt van een gastouder die geregistreerd staat in het Landelijk Register Kinderopvang heb je recht op Kinderopvangtoeslag. Ook bij het aanvragen hiervan bied ik ondersteuning. Om ervoor te zorgen dat jullie het recht op de toeslag blijven behouden moet ik maandelijks rapportages opmaken en indienen bij de belastingdienst.
Gastouders blijven leren
Goede opvang vraagt om actuele kennis. Daarom organiseer ik gedurende het jaar verschillende momenten waarop gastouders hun kennis kunnen bijhouden en uitbreiden.
Denk bijvoorbeeld aan bijscholingen en de EHBO herhalingscursussen. Sinds juli 2026 zijn de gastouders verplicht om naast de verplichte EHBO herhaling ook jaarlijks zeven uur bijscholing te volgen. Ik probeer ieder jaar een heel gevarieerd aanbod aan bijscholingen te bieden, deels online maar het merendeel live zodat de gastouders elkaar ook weer even zien en in de pauzes ook even kunnen bijkletsen.
Gastouders werken veelal zelfstandig. Dan is het prettig om af en toe collega’s te spreken, ervaringen te delen en te horen hoe een ander bepaalde situaties aanpakt. Ook houden we samen een nieuwjaarsborrel en op de Dag van de Gastouder hebben we een gezellige avond samen.
Wat verandert er binnen de kinderopvang?
De kinderopvang staat niet stil. Wet- en regelgeving verandert, protocollen worden aangepast en er komen nieuwe richtlijnen bij.
Het is mijn taak om die ontwikkelingen te volgen en te bepalen welke informatie relevant is voor de gastouders. Verandert er iets waar zij rekening mee moeten houden? Dan zorg ik ervoor dat zij daarvan op de hoogte zijn.
Ook bestaande protocollen moeten regelmatig worden doorgenomen en waar nodig worden aangepast aan nieuwe regels.
Ik volg diverse bijscholingen, soms aangeboden door de brancheorganisatie. Voor de brancheorganisatie neem ik ook wel eens deel aan werkgroepen over diverse onderwerpen.
Daarnaast neem ik deel aan regionale overleggen met andere gastouderbureaus. We bespreken daar wat er speelt en waar we in de praktijk tegenaan lopen. Dat levert regelmatig waardevolle inzichten op die ik weer mee kan nemen in mijn eigen werk.
Ook bij ouders kom ik thuis
Niet alleen gastouders krijgen mij over de vloer. Wanneer ouders op zoek zijn naar opvang, kom ik ook bij hen thuis om kennis te maken en hun wensen te inventariseren.
Zo’n gesprek vertelt mij veel meer dan alleen welke dagen en tijden opvang nodig is. Ik leer het gezin kennen en krijg een beeld van wat zij belangrijk vinden.
Met die informatie kan ik vervolgens veel gerichter kijken welke gastouder daarbij zou kunnen aansluiten. Benieuwd hoe dit precies gaat? Lees dat hier!
Nieuwe gastouders vinden en selecteren
Om voldoende goede opvangplekken te kunnen bieden, ben ik ook bezig met het werven van nieuwe gastouders.
Hierbij is het ook van belang dat de visie en de normen en waarden van deze mogelijke gastouder bij mijn werkwijze past, ook moet ik het idee hebben dat ik een goede vertrouwensband kan opbouwen. Als laatste moet de ruimte waarin de opvang geboden gaat worden ook voldoen aan de wet- en regelgeving.
Tegelijkertijd kijk ik naar de gastouders die al aangesloten zijn. Waar is nog ruimte? Welke aanvragen zouden goed passen? Op die manier probeer ik ervoor te zorgen dat beschikbare opvangplekken goed worden benut en gastouders een passende bezetting hebben.
Gastouders praten mee
Omdat gastouders iedere dag in de praktijk staan, vind ik het belangrijk dat hun stem wordt meegenomen bij onderwerpen die hen aangaan.
De gastoudercommissie helpt mij met het herschrijven van de protocollen, het nemen van beslissingen over bijvoorbeeld de nieuwe tarieven of welke trainingen ik ga inkopen.
Ook het gastouderbureau wordt gecontroleerd
Niet alleen gastouders krijgen te maken met controles. Ook mijn eigen werk als gastouderbureau wordt door de GGD gecontroleerd.
Daarbij wordt onder andere gekeken of ik mijn wettelijke taken goed uitvoer en of alles op de juiste manier wordt vastgelegd en bijgehouden.
De GGD controleert ook of ik de gastouders op de juiste manier begeleid, of ik voldoende bijscholingen aanbied en of ik netjes elke gastouder gemiddeld minimaal 16 uur op jaarbasis zie, hierbij tellen de uren die ik aan bijscholing bied mee wanneer de gastouder hierbij aanwezig was.
Veel gebeurt zonder dat je het ziet
Als ouder of gastouder krijg je dus lang niet alles mee van wat er achter de schermen gebeurt. En dat hoeft natuurlijk ook niet.
Terwijl de dagelijkse opvang gewoon doorgaat, ben ik bezig met huisbezoeken, evaluaties, scholingen, dossiers, contracten, facturen, protocollen, nieuwe regelgeving en overleg met andere professionals. Dat maakt het werk ontzettend afwisselend.
En is dat wel precies wat ik er zo leuk aan vind. De ene keer zit ik achter mijn computer om een nieuw protocol door te nemen en een uur later zit ik met een kop koffie bij een gastouder aan tafel.
Achter de schermen gebeurt er dus een heleboel. Maar uiteindelijk heeft al dat werk hetzelfde doel: ervoor zorgen dat gastouders goed ondersteund worden en de opvang voor kinderen en ouders goed geregeld blijft.